Mënyra e mbajtjes së procesverbalit dhe regjistrimit të takimit publik për takimet publike

Organi publik, në rastet kur e çmon të nevojshme dhe projekakti ka një rëndësi të veçantë dhe ka një interes të lartë publik, përveç njoftimit të konsultimit publik, ai zhvillon dhe takime publike, ku marrin pjesë subjektet, grupet e interest, ekspertët, OJF –të etj.

Në mënyrë që palët e interesuara të kenë kohë të përgatiten dhe të kenë mundësi të marrin pjesë në takim, organi publik duhet të bëjë njoftimin për takimin publik që do të zhvillohet, jo më pak se 20 ditë pune përpara takimit. Bashkë me njoftimin për afatin, njoftimit i bashkangjitet informacion për vendin, datën dhe orën kur do të zhvillohet takimi, si dhe një kopje e projektaktit që do ti nënshtrohet konsultimit publik. Takimet për konsultimin publik janë të hapura, ku çdo person i interesuar mund të marrë pjesë. Takimi drejtohet nga një përfaqësues i organit publik dhe organizohet sipas rregullave të organit publik. Pjesëmarrësit kanë të drejtë të shprehin opinionet në lidhje me projektaktin dhe çështjet që janë në diskutim, duke respektuar rradhën dhe etikën në komunikim. Gjatë takimeve mbahet procesverbal, në të cilin regjistrohen pjesëmarrësit dhe diskutimet e gjithësecilit gjatë zhvillimit të takimit. Në praktikë mund të ndodhë që procesverbali të përfshijë vetëm pjesë të diskutimit, duke e paraqitur atë të shkurtuar në mënyrë të përmbledhur. Për të pasur një dokument më të plotë të diskutimit, rekomandohet që takimi të regjistrohet me audio ose video dhe ky veprim nuk bie ndesh me ligjin. Takimi mund të regjistrohet edhe nëse organi publik e konsideron të nevojshme. Në këto raste, organi publik mund të vendosë që takimi të transmentohet dhe në mediat audiovizive publike, kanalet e tjerë në platformën digitale të këtij institucioni, ose qendrat radiotelevizive lokale. Ligji nuk parashikon transmetimin në mediat private, por një veprim i tillë nuk është i ndaluar. Nëse mediat private kanë interes, ato mund të transmetojnë takimin.